Dienstplan

1. Zum Dienstplan kommen

1. 1Melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Kennwort an.
2. 2Klicken Sie in der Leiste links unter „TEAM“ auf „Dienstplan & Briefing“.
3. 3Sie stehen jetzt im „Wochenplan“.
4. 4Daneben liegen „Diensttausch“, „Urlaub & Krank“, „Mitarbeiter“, „Betrieb“ und „Einstellungen“ — und, wenn Sie die Arbeitszeit-Erfassung eingeschaltet haben, „Arbeitszeiten“.

2. Eine andere Woche wählen

1. 1Über dem Plan steht die Woche, zum Beispiel „KW 38 · 14.9.–20.9.“. Der Ausdruck trägt dieselbe Woche mit Jahr.
2. 2Der Knopf mit dem Pfeil nach rechts „→“ rechts daneben führt zur nächsten Woche.
3. 3Der Knopf mit dem Pfeil nach links „←“ links daneben führt zur vorigen Woche.
4. 4Der Knopf „Heute“ bringt Sie zurück zur laufenden Woche.

3. Eine Schicht eintragen

1. 1Klicken Sie im gewünschten Tag unten auf „+ Schicht“.
2. 2Wählen Sie oben unter „— Mitarbeiter wählen —“ die Person.
3. 3Wählen Sie darunter unter „— Dienst wählen —“ den Dienst, zum Beispiel „Küche Abend (15:00–23:00)“.
4. 4Klicken Sie auf „Eintragen“.
5. 5Die Schicht steht jetzt im Tag und trägt die Marke „ENTWURF“.

4. Die Zeiten einer Schicht ändern

1. 1Klicken Sie im Plan auf die Schicht.
2. 2Tragen Sie im Kasten „Zeiten ändern“ links den Beginn und rechts das Ende ein.
3. 3Klicken Sie auf „Übernehmen“.
4. 4Die Schicht trägt jetzt zusätzlich die Marke „ANDERE ZEIT“.
5. 5Zurück zur üblichen Zeit kommen Sie über „Felder leeren, dann „Übernehmen“ — zurück zur Zeit des Dienstes“.

5. Eine Schicht entfernen

1. 1Klicken Sie im Plan auf die Schicht.
2. 2Klicken Sie auf „Schicht löschen“.
3. 3Beantworten Sie die Frage „Diese Schicht wirklich aus dem Plan nehmen?“ mit „Ja, entfernen“.

6. Einen Tag zusperren — und einen Ruhetag öffnen

1. 1Zusperren: Klicken Sie im Plan auf den Kopf des Tages — also auf das Feld mit dem Wochentag und dem Datum, zum Beispiel „DO 27.8.“. Der ganze Kopf ist die Fläche, nicht nur die Schrift.
2. 2Es öffnet sich das Fenster „Notiz für diesen Tag“.
3. 3Setzen Sie den Haken „Tag geschlossen“.
4. 4Klicken Sie auf „Speichern“.
5. 5Der Tag trägt jetzt die Marke „GESCHLOSSEN“.
6. 6Aufsperren: derselbe Weg, Haken wieder weg, „Speichern“.
7. 7In der Tagesansicht (ein Tag groß statt sieben nebeneinander) ist der Kopf NICHT anklickbar — dort führt der Weg über den Knopf „Notiz & Tag schließen“ oben rechts im Kopf des Tages. Am Handy ebenso.
8. 8Ruhetag öffnen: Ein Wochentag ohne Betrieb bekommt keine Spalte im Plan. Er steht als Zeile UNTER dem Plan, zum Beispiel „Mo 24.8. und So 30.8.: Kein Betrieb.“.
9. 9Klicken Sie in dieser Zeile auf „Montag ausnahmsweise öffnen“ (oder „Sonntag ausnahmsweise öffnen“).
10. 10Auf dem Handy steht der Ruhetag als graue Zeile in der Tagesliste; der Knopf daneben heißt „Öffnen für eine Veranstaltung“. Er erscheint nur, solange an dem Tag noch nichts eingetragen ist.
11. 11Zurücknehmen: Klicken Sie im Wochenplan auf den Kopf des geöffneten Tages (in der Tagesansicht und am Handy: „Notiz & Tag schließen“) und dann auf „Öffnung zurücknehmen“. Das geht nur, solange niemand eingeteilt ist.
12. 12Welche Wochentage überhaupt Betrieb haben, stellen Sie im Reiter „Einstellungen“ unter „An welchen Tagen ist offen?“ ein.

7. Betriebsurlaub eintragen

1. 1Gehen Sie im „Wochenplan“ ganz nach unten und klicken Sie rechts auf „Betriebsurlaub eintragen“ — die Felder klappen erst dadurch auf.
2. 2Tragen Sie den ersten Tag bei „Von“ und den letzten bei „Bis“ ein.
3. 3Klicken Sie auf „Zeitraum schließen“.
4. 4Beantworten Sie die Frage nach der Anzahl der Tage mit „Ja, schließen“.
5. 5Jeder Tag im Zeitraum trägt jetzt die Marke „GESCHLOSSEN“.

8. Urlaub oder eine Krankmeldung eintragen

1. 1Öffnen Sie den Reiter „Urlaub & Krank“.
2. 2Wählen Sie unter „Was?“ die Art — Urlaub, Krankmeldung, Freier Tag oder Zeitausgleich.
3. 3Wählen Sie darunter unter „Wer?“ die Person.
4. 4Tragen Sie den ersten Tag bei „Von“ und den letzten bei „Bis“ ein.
5. 5Bei „Krankmeldung“ heißt das zweite Feld „Vermutlich bis“.
6. 6Klicken Sie auf „Eintragen“.
7. 7Die Person steht jetzt an diesen Tagen im Wochenplan als abwesend.
8. 8Entfernen: In der Liste rechts auf „Zurücknehmen“ klicken und mit „Ja“ bestätigen.

9. Den Wochenplan aushängen

1. 1Wählen Sie im „Wochenplan“ die Woche, die Sie aushängen wollen.
2. 2Klicken Sie in der Bedienzeile auf „Wochenplan drucken“.
3. 3Wählen Sie im Druckfenster Ihres Browsers Querformat.
4. 4Auf dem Ausdruck stehen die Tage mit Betrieb — Ruhetage bekommen keine Spalte — und darunter die Zeichenerklärung.
5. 5Knöpfe werden nicht mitgedruckt.

10. Jemanden aus der Planung nehmen

1. 1Öffnen Sie den Reiter „Mitarbeiter“.
2. 2Klicken Sie in der Zeile der Person unter „Beschäftigt“ auf den Schalter mit dem Wort „Ja“.
3. 3Bestätigen Sie mit „Ja, nicht mehr beschäftigt“.
4. 4Die Person rutscht ans Listenende, wird grau und lässt sich nicht mehr einteilen.
5. 5Ihre alten Schichten bleiben im Plan stehen; statt des Namens steht dort dann „Unbekannt“.
6. 6Zurückholen: Schalter mit dem Wort „Nein“ anklicken und mit „Ja, wieder beschäftigt“ bestätigen.

11. Die Woche freigeben

1. 1Klicken Sie im „Wochenplan“ in der Bedienzeile auf „Woche freigeben“.
2. 2Die Zahl neben dem Knopf sagt Ihnen, wie viele Schichten noch niemand sieht.
3. 3Danach ist die Marke „ENTWURF“ weg und die Woche steht für alle da.

Wenn etwas nicht klappt

• „Eintragen“ lässt sich nicht anklicken. Dann fehlt die Person oder der Dienst. Wählen Sie beides aus, dann wird der Knopf dunkel.
• Das Team sieht den Plan nicht. Solange „ENTWURF“ an einer Schicht steht, sieht sie nur Sie. Klicken Sie auf „Woche freigeben“.
• Ein Betriebsurlaub war zu lang. Einen ganzen Zeitraum wieder aufsperren geht nicht auf einmal. Öffnen Sie die Tage einzeln: auf den Kopf des Tages klicken, Haken „Tag geschlossen“ weg, „Speichern“.
• Ein Tag im Zeitraum blieb offen. Dort ist noch jemand eingeteilt. Die Meldung nennt den Tag mit Datum. Nehmen Sie dort zuerst die Einteilung heraus.
• In „Urlaub & Krank“ steht nur ein Datum. Die Liste zeigt in der Spalte „WANN“ den ersten Tag. Wie weit der Eintrag reicht, sehen Sie im „Wochenplan“ — dort ist jeder betroffene Tag markiert.
• „Öffnung zurücknehmen“ tut nichts. Dann steht dort „Für diesen Tag sind noch Schichten eingeteilt. Bitte zuerst die Schichten entfernen.“ Nehmen Sie die Schichten heraus und klicken Sie noch einmal.
• Eine Schicht ist versehentlich weg. Löschen lässt sich nicht rückgängig machen. Tragen Sie die Person mit „+ Schicht“ neu ein.

Diese Anleitung gehört zu Osteria Lina (Demo). Sie ist immer auf dem Stand des Werkzeugs — es gibt nichts herunterzuladen und nichts zu aktualisieren.